Im Gegensatz zu festangestellten Mitarbeitern sind externe Mitarbeiter meist nur für eine bestimmte Zeit im Unternehmen. Daraus ergibt sich die die Herausforderung einer sozialverträglichen schnellen und effizienten Einarbeitung, da jede Stunde zählt.

Zehn simple Erfolgsfaktoren zum optimalen Einsatz:

1. Die Aufgabe muss zu der Person passen
   Bereits bei der Auswahl der externen Mitarbeiter ist darauf zu achten, dass die Aufgabe zu der Person passt. Ist für die Aufgabe ein Team Player notwendig oder eher passt eher der introvertierte Typ? Wurde die fachliche Aufgabe inhaltlich mit dem Skill Set abgeglichen? Sind Erfahrungen in vergleichbaren Projekten vorhanden?
2. Das Team und das soziale Umfeld muss zu der Person passen
   Alt, jung, männlich, weiblich, introvertiert, extrovertiert… Passt die Person eigentlich in mein Team? Oft zeigt es sich das gerade gemischte Teams gute Arbeitsergebnisse erzielen. Aber nicht jede Person passt in das vorhandene soziale Umfeld.
3. Arbeitsplatz
   Es hört sich simple an, aber wurde auch an einen Arbeitsplatz gedacht? Wo soll er/sie sitzen. Sind besondere Anforderungen an die Arbeitsplatzgestaltung (Tisch, Stuhl, Beleuchtung,…) zu beachten? Sind die Arbeitsgeräte wie Desktop oder Notebook vorhanden oder muss erst noch beschafft werden?
4. Zugang, Account und Berechtigungen
   Nichts ist schlimmer als wenn der externe Mitarbeiter endlich da ist und starten soll, aber der Account nicht eingerichtet oder die Zugangsberechtigungen sind nicht vorhanden. Besonders in größeren Unternehmern kann die Beantragung von Zugangsrechten schon etwas dauern. Ist es eigentlich klar auf welche Systeme mit welchen Berechtigungen zugegriffen werden muss?
5. Aufgabe sollte klar definiert sein
   Es kann schon mal sein, dass die Anforderung klar ist und grob auch was getan werden muss, aber es liegt wie immer am Detail. Die Aufgaben sollten allen Beteiligten, insbesondere dem externen, möglichst detailliert bekannt sein. Nicht nach dem Motto „denn sie wissen nicht was sie tun“.
6. Organisatorisches
   Die Arbeitszeiten sollten klar definiert sein, die Ansprechpartner bekannt. Gibt es besondere Abläufe die zu erläutern sind?
7. Zwischenmenschliches
   Der Externe ist auch nur ein menschliches Wesen und so sollte er behandelt werden. Ja, er/sie kann auch Aufgaben bekommen die sonst niemand möchte oder kann auch mal der Schuldige sein. Aber bitte nicht übertreiben. Schließlich soll es ja auch Spaß machen zu Arbeiten!

8. Patenschaft
   Ein Pate ist nicht nur für den Externen der Kummerkasten, sondern kann durch das Projekt begleiten und wenn mal was nicht so passt auch mal direkt vermitteln, Informieren, klären und nicht zu Letzt auch mit den Kollegen bekannt machen.

1. Abrechnung
   Schon vor dem Projektantritt sollte klar sein über welches Medium die Arbeitszeit erfasst wird. Auch die Detailtiefe und die Zeitintervalle sollten bekannt sein. Unklarheiten bei den Aufwänden sollten direkt und sofort geklärt werden und am Ende des Monats sollte sich ein Genehmigter finden der den Arbeitszeitnachweis abzeichnet. Ach ja… Projektbudget definiert und weiß die Buchhaltung schon bescheid 😉 ?
2. Feedbackrunden
   Während der Projektlaufzeit sollten Feedbackrunden eingeplant werden, damit Probleme nicht eskalieren und sich auf beiden Seiten keine Unzufriedenheit breit macht.

Nun sollte dem optimalen Einsatz von externen Mitarbeitern, zumindest im operativen Geschäft, nichts mehr im Wege stehen. Für Anregungen, Kritik und Feedback sind wir immer zu haben.

Genderhinweis: Die geschlechtsspezifischen Begriffe gelten für alle Geschlechter.